Щоб польський документ (свідоцтво про шлюб, народження, розлучення) можна було використати в Україні, а український — у польському уряді, суді чи виші, зазвичай потрібні два кроки: легалізація документа (найчастіше апостиль) і офіційний переклад. Нижче — як це працює між Польщею та Україною, де обидві країни є учасницями Гаазької конвенції 1961 р.
Головне про польсько-українську пару країн
Оскільки і Польща, і Україна приєдналися до Гаазької конвенції, у відносинах між ними діє апостиль, а не складніша консульська легалізація.
Але є важливий нюанс. Двостороння Угода про правову допомогу і правові відносини у цивільних та кримінальних справах (Київ, 24.05.1993; Dz.U. 1994 nr 96 poz. 465) у статті 15 передбачає, що офіційні документи, видані в одній країні, визнаються в іншій без легалізації та апостиля. Формально це означає, що між Польщею та Україною апостиль не обов’язковий.
На практиці багато установ (польські USC, вузи, ZUS, українські РАЦС і консульства) все одно вимагають апостиль або принаймні присяжний переклад. Тому не покладайтеся лише на угоду — завжди уточнюйте вимогу в конкретному органі, куди подаєте документ.
Польський документ → для використання в Україні
- Отримайте апостиль у Польщі. Хто проставляє апостиль, залежить від типу документа:
| Тип документа | Як отримати апостиль |
|---|---|
| Акти цивільного стану (народження, шлюб, смерть) та інші документи USC | Міністерство закордонних справ (MSZ) — одразу, без попередніх кроків |
| Судові документи, рішення судів | спочатку засвідчення головою (prezes) окружного суду, потім апостиль у MSZ |
| Нотаріальні акти | спочатку засвідчення головою окружного суду, потім апостиль у MSZ |
| Дипломи вишів | NAWA (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej) |
| Шкільні свідоцтва й атестати | kuratorium oświaty |
Заяву до MSZ можна подати особисто, через третю особу або поштою.
Оплата — 60 PLN гербового збору (opłata skarbowa) за кожен документ (≈14 EUR за курсом ~4,25 PLN/EUR на 18.07.2026, приблизно).
-
Перекладіть документ українською. В Україні знадобиться переклад, засвідчений (нотаріально) в Україні або присяжним перекладачем.
-
Зареєструйте / подайте документ до відповідного українського органу (РАЦС, ПФУ тощо) або через консульство України в Польщі (див. статтю про консульські послуги).
Український документ → для використання в Польщі
-
Отримайте апостиль в Україні (якщо орган у Польщі його вимагає). Компетентний орган залежить від типу документа:
- акти цивільного стану, судові документи, документи РАЦС/архівів — Міністерство юстиції України;
- документи про освіту (дипломи, атестати) — Міністерство освіти і науки (МОН);
- інші документи — Міністерство закордонних справ України.
-
Зробіть присяжний переклад польською. Це ключовий крок: польські органи приймають лише переклад, виконаний присяжним перекладачем — tłumacz przysięgły, внесеним до реєстру Міністерства юстиції Польщі. Реєстр доступний онлайн на сайті Мін’юсту.
Регульовані ставки (для замовлень судів/держорганів; чинні з 01.01.2024, Dz.U. 2023 poz. 2316): з української на польську — 47,49 PLN/стор., з польської на українську — 67,82 PLN/стор. (сторінка = 1125 знаків). Приватні бюро беруть більше — орієнтовно 50–150 PLN за сторінку.
-
Подайте пакет до польського органу — Urząd Wojewódzki, ZUS, суду, вишу тощо.
Типові ситуації
- Шлюб/народження дитини, оформлені в Польщі → польське свідоцтво з апостилем воєводства + переклад для реєстрації в Україні.
- Визнання диплома для роботи чи навчання → апостиль МОН України + присяжний переклад; детальніше — у статті про нострифікацію диплома.
- Довідка про несудимість, документи для картки побиту → присяжний переклад обов’язковий; апостиль — за вимогою органу.
- Пенсійні документи для ZUS → український стаж підтверджується через ПФУ; присяжний переклад супровідних документів (див. пенсійну статтю).
Що робити далі
- Визначте, куди подаєте документ, і зателефонуйте туди: питайте, чи потрібен апостиль, чи достатньо присяжного перекладу (з огляду на угоду 1993 р.).
- Для польських документів замовте апостиль у відповідному органі (MSZ / NAWA / kuratorium; для судових і нотаріальних — спершу засвідчення в окружному суді) і сплатіть 60 PLN.
- Для українських документів оформіть апостиль в Україні (Мін’юст / МОН / МЗС) ще до виїзду або через довірену особу.
- Знайдіть присяжного перекладача у реєстрі Мін’юсту Польщі й замовте офіційний переклад.
- Зберігайте копії апостиля й перекладу — вони знадобляться повторно (апостиль не має терміну дії, але деякі органи просять «свіжий»).
Джерела та статус. Ключові факти підтверджено за офіційними джерелами: апостиль і збір 60 PLN — MSZ (gov.pl/web/dyplomacja/apostille), ставки присяжного перекладу 47,49/67,82 PLN — розпорядження Мін’юсту (Dz.U. 2023 poz. 2316, jednolity tekst Dz.U. 2025 poz. 312), Угода 1993 р. — реєстр ISAP (Dz.U. 1994 nr 96 poz. 465). Виправлено 18.07.2026: апостиль на актах цивільного стану проставляє MSZ (а не воєводський уряд); судові й нотаріальні документи спершу засвідчує голова окружного суду; дипломи вишів апостилює NAWA. Перед поданням документів перевіряйте актуальні вимоги безпосередньо в органі, куди подаєте. Дата перевірки: 18.07.2026.